Niekedy pracovná záťaž dosahuje také rozmery, že sa človek cíti zahnaný do kúta. Ak je veľmi málo času a energie na zvládnutie urgentných úloh, je načase zrevidovať zoznam úloh.
Inštrukcie
Krok 1
Urobte si zoznam všetkých vecí, ktoré musíte tento týždeň urobiť. Kriticky to preskúmajte a vyčiarknite tie úlohy, ktoré nemusíte dokončiť. Ďalej by ste mali zdôrazniť tie problémy, ktorých riešením môže byť bezpečne poverená iná osoba. Toto delegovanie zodpovednosti vám pomôže vyložiť a vydýchnuť si. Nezabudnite si však výsledok skontrolovať neskôr.
Krok 2
Teraz, keď máte menej úloh, a čo je najdôležitejšie, ste si istí, že všetky sú relevantné, je dôležité správne usporiadať pracovný tok. Popremýšľajte, čo môžete kombinovať, dokončiť spolu a oveľa rýchlejšie. Neponáhľajte sa hneď do práce, konajte múdro. Možno sa dajú optimalizovať obvyklé algoritmy.
Krok 3
Neponáhľajte sa s novou úlohou bez dokončenia predchádzajúcej práce. Budete teda rozptýlení od prípadu a potom sa budete musieť znovu ponoriť do procesu. Pri prechode z jednej úlohy na druhú a naopak znižujete svoju vlastnú efektivitu. Ak nechcete, aby trpela vaša produktivita, neskúšajte robiť viac vecí súčasne. Vo výsledku to môže trvať dlhšie a kvalita sa zníži.
Krok 4
Z predchádzajúcich pravidiel môžete urobiť jednu výnimku. Ak máte novú úlohu, ktorej dokončenie nebude trvať dlhšie ako 2 minúty, urobte to okamžite. Ušetrí vám to čas plánovaním tejto drobnosti a zaradením do vášho rozvrhu. Medzi tieto úlohy patrí napríklad krátky telefónny hovor, odoslanie faxu alebo e-mailu.
Krok 5
Aby ste sa vyrovnali s veľkým projektom náročným na prácu, nemusíte tráviť celý voľný deň a dlho zbierať svoje myšlienky. Takáto príležitosť nemusí nikdy prísť a prípad je potrebné vyriešiť. Pre globálnu úlohu je lepšie vyhradiť 20 minút denne. Týmto spôsobom nepoškodíte svoj zvyčajný rozvrh a neopustíte dôležitú úlohu.
Krok 6
Majte prehľad o termínoch, do ktorých musíte byť včas s dokončením tejto alebo tej úlohy. Skúste sa držať stanovených termínov. Oneskorenie môže byť plné rôznych nežiaducich následkov a výskytu ďalších pokynov. Preto si musíte občas prezrieť zoznam úloh a urgentné presunúť do horných riadkov.
Krok 7
Nepríjemné veci, ktoré visia nad vami, môžu umocniť pocit ohromenia. Preto je dôležité zaoberať sa nimi čo najrýchlejšie. Zakaždým začnite ráno úlohou, pre ktorú nemáte skutočne srdce. Ale potom môžete byť na seba hrdí celý deň a užívať si pocit slobody.
